A céges flotta költségei nem egyetlen nagy hibától ugranak meg. Általában apró, mindennapos eltérésekből áll össze a veszteség.
Néhány felesleges kilométer. Tíz perc várakozás járó motorral. Egy pontatlan tankolási adat. Egy jármű, amely többet áll, mint amennyit dolgozik.
Külön-külön egyik sem tűnik drámainak. Egy teljes flottában, hónapokon keresztül azonban már komoly költséget jelenthetnek.
A jármű halad, az üzemanyag fogy, a sofőr munkaideje telik, a gumik és az alkatrészek kopnak. Bevételt termelő feladat azonban nincs.
Az üres futás nem mindig kerülhető el, de gyakran a rosszul összehangolt fuvarok, a késve továbbított információk vagy a nem megfelelő kapacitástervezés következménye.
A veszteség sokszor azért marad észrevétlen, mert a jármű közben látszólag dolgozik: úton van.
Rakodásra váró teherautó. Sorban álló munkagép. Hosszabb pihenő járó motor mellett. Néhány perc talán nem számít sokat, de ha ez rendszeresen ismétlődik, az alapjárat jelentős üzemanyag-felhasználássá válhat.
A várakozás ráadásul nem mindig a sofőr vagy a gépkezelő hibája. Okozhatja rossz időzítés, torlódó rakodás, hiányzó anyag vagy egy korábbi munkafolyamat csúszása is.
„Mi mindig erre szoktunk menni.”
Ez a mondat néha hosszabb menetidőt, több üzemanyagot és magasabb útdíjat jelent. Egy korábban jól működő útvonal idővel megváltozhat egy új korlátozás, torlódás, vagy útépítés miatt.
Egyetlen kerülő nem feltétlenül probléma. Ha azonban ugyanaz az eltérés rendszeresen megjelenik, már érdemes megvizsgálni, hogy valóban ez-e a leghatékonyabb út.
Egy jármű akkor is pénzbe kerül, amikor alig használják. Biztosítás, finanszírozás, adók, szerviz, telephelyi hely és értékvesztés akkor is jelentkezik, ha az autó vagy munkagép a hónap nagy részében áll.
A flottában könnyen kialakulhatnak megszokások. Bizonyos járműveket rendszeresen használnak, mások pedig háttérbe szorulnak. Közben a vállalat akár újabb jármű beszerzését is tervezi, miközben a meglévő kapacitás egy része kihasználatlan.
A kérdés nemcsak az, hány jármű van a flottában, hanem az is, hogy mennyi munkát végeznek.
A számla szerint bekerült egy bizonyos mennyiségű üzemanyag. De valóban ugyanennyi került a jármű tartályába?
Az eltérésnek sok oka lehet: pontatlan adat, téves rögzítés, technikai probléma, szokatlan tankolás vagy rendellenes üzemanyagszint-változás. A gond gyakran csak a havi összesítésnél derül ki, amikor már nehéz pontosan rekonstruálni, mi történt.
A későn észlelt eltérés nemcsak pénzügyi veszteség. Időt is igényel, mert számlákat, tankolási adatokat és járműmozgásokat kell utólag összevetni.
A céges járművek magáncélú használata lehet engedélyezett, korlátozott vagy tiltott. A valódi probléma akkor kezdődik, amikor a használat és az elszámolás szabályai nem egyértelműek.
Néhány esti vagy hétvégi út önmagában nem feltétlenül jelent visszaélést. Ha azonban nem választhatók szét pontosan a céges és magánutak, abból könyvelési bizonytalanság, költségvita és felesleges adminisztráció keletkezhet.
A tiszta szabályok és az objektív adatok nemcsak a vállalatot, hanem a jármű használóját is védik.
A kézi adminisztráció költsége ritkán jelenik meg külön soron a flottaelszámolásban. Pedig valaki minden hónapban összegyűjti az adatokat, táblázatokat frissít, hiányzó információkat kér be, és megpróbálja összeegyeztetni a különböző nyilvántartásokat.
Egyetlen riport elkészítése talán csak fél óra. Több telephely, sok jármű és többféle kimutatás esetén azonban ez gyorsan napokra növekedhet.
A kézi munka ráadásul hibalehetőséget is hordoz. Egy elírt rendszám, egy kihagyott út vagy egy rosszul átmásolt érték később újabb egyeztetéseket indíthat el.
A legveszélyesebb költség az, amelyik normálisnak látszik
A láthatatlan pénznyelők többsége nem rendkívüli esemény. Éppen ezért könnyű megszokni őket.
A járművek mindig tettek kisebb kerülőket. A rakodás mindig csúszott néhány percet. A havi riport mindig két napig készült. Egy autó mindig kevesebbet futott a többinél.
Az adat akkor válik üzleti előnnyé, amikor segít felismerni ezeket a mintákat.
A Secret Control saját fejlesztésű Webbase NG platformja a szolgáltatásoktól és a műszaki beállításoktól függően segíthet átláthatóbbá tenni a járműhasználatot, az útvonalakat, az üzemanyag-felhasználást, az állásidőt és a riportálást.
Amit nem látunk, azon nehéz változtatni. Amit viszont mérhetővé teszünk, abból már üzleti előny születhet.
