A fuvarozás sokáig telefonokra, táblázatokra, e-mailekre és tapasztalati rutinokra épült. Egy jó diszpécser fejben tartotta, melyik jármű merre jár, melyik sofőr mikor ér oda, hol lehet csúszás, és melyik fuvarnál kell gyorsan újratervezni.
Ez a tudás ma is fontos. A különbség az, hogy a fuvarozócégek működése közben egyre több adat keletkezik. A járművek, a sofőrök, a fuvarfeladatok, a dokumentumok, a költségek és az ügyféligények mind digitális nyomot hagynak. A kérdés már nem az, hogy van-e adat, hanem az, hogy ezek az adatok összeállnak-e használható képpé.
Ebben kapnak egyre nagyobb szerepet a TMS-rendszerek és a telematikai adatok.
A TMS a Transportation Management System rövidítése. Magyarul leginkább fuvarszervező és szállításirányítási ügyviteli rendszerként írható le.
A TMS azt kezeli, hogy milyen megbízás érkezett be, melyik járműre és sofőrre került a feladat, hol van a felrakó és a lerakó, milyen időpontokat kell tartani, milyen dokumentumok kapcsolódnak a fuvarhoz, milyen költségek merülnek fel, és hogyan zárható le a teljes folyamat.
Vagyis a TMS nem egyszerű térképes követés. Inkább a fuvarozócég napi működésének digitális munkafelülete.
A két rendszer szerepe könnyen összekeverhető, pedig más kérdésre adnak választ.
A telematikai rendszer azt mutatja meg, mi történik a járművel. Hol van, merre halad, mikor indult, mikor állt meg, mennyi utat tett meg, milyen menetlevéladat keletkezett, milyen tachográf- vagy járműadat érhető el.
A TMS ezzel szemben azt mutatja meg, mi történik a fuvarfeladattal. Milyen munka érkezett be, hogyan lett megszervezve, ki végzi el, milyen státuszban van, milyen költség és bevétel kapcsolódik hozzá, és hogyan lehet lezárni.
A telematika tehát a jármű működését teszi láthatóvá, a TMS a fuvar üzleti folyamatát kezeli.
A kettő akkor ad igazán erős támogatást, ha nem külön világként működik, hanem adatkapcsolat van közöttük.
A TMS leginkább ott ad értéket, ahol a fuvarszervezés, az adminisztráció és a vezetői döntéshozatal találkozik.
A diszpécser számára azért hasznos, mert egy helyen láthatja a fuvarfeladatokat, a járműveket, a sofőröket, a felrakókat, a lerakókat és a határidőket. Ez segíti a gyorsabb reagálást, különösen akkor, ha csúszás, módosítás vagy váratlan helyzet adódik.
Az adminisztráció számára azért fontos, mert kevesebb adatot kell kézzel újra és újra rögzíteni. A fuvaradatok, időpontok, kilométerek és dokumentumok rendezettebb formában kezelhetők, ami csökkentheti a hibalehetőséget.
A vezetők számára pedig azért értékes, mert nemcsak egy-egy fuvar állapotát láthatják, hanem összképet kaphatnak a működésről. Melyik fuvar volt nyereséges? Hol jelentkezik gyakori késés? Melyik útvonalon nőnek a költségek? Hol van túl sok kézi munka? Milyen adatok hiányoznak a pontosabb döntéshez?
A TMS tehát nem önmagában „okosítja meg” a fuvarozást, inkább rendszert ad azoknak az információknak, amelyek eddig is jelen voltak a cég működésében, csak sokszor szétszórtan.
Egy TMS sok adatot tud kezelni, de az adatok egy része csak akkor lesz igazán pontos, ha nem kézzel kerül be a rendszerbe.
A járművek működése közben objektív adatok keletkeznek. Ilyen például a pozíció, az indulási és érkezési idő, a megtett kilométer, az útvonal, a menetlevéladat vagy bizonyos esetekben a tachográfhoz kapcsolódó információ.
Ezek az adatok sokszor már rendelkezésre állnak a telematikai rendszerben. Ha viszont ott maradnak külön felületen, akkor a fuvarszervezésben dolgozók gyakran kénytelenek átmásolni, exportálni, egyeztetni vagy manuálisan ellenőrizni őket.
Ezért fontos az adatkapcsolat.
Ha a telematikai adatok átkerülnek a TMS-be, a fuvarozócég nemcsak azt látja, hogy mit tervezett, hanem azt is, hogy mi történt ténylegesen a járművel.
Ez a különbség sok helyzetben döntő lehet.
Egy tervezett érkezési idő és egy valós érkezési idő között eltérés lehet. Egy kézzel megadott kilométeradat és egy rendszerből érkező adat között szintén lehet különbség. Egy utólag bemondott státusz és egy objektív járműpozíció alapján megállapított státusz nem mindig ugyanazt jelenti.
A telematikai adat éppen ezért nem csupán technikai részlet. A pontosabb fuvarszervezés egyik alapja lehet.
A Secret Control rendszerében keletkező flottaadatok nemcsak a Webbase NG felületén használhatók. Adatkapcsolati szolgáltatásokkal ezek az információk külső rendszerekbe, például TMS-be, vállalatirányítási rendszerbe vagy más ügyviteli megoldásba is továbbíthatók.
Ennek két fő módja van: a Public API és a Datastreaming.
A Public API lekérdezés alapú adatkapcsolat. Ez azt jelenti, hogy a külső rendszer meghatározott adatokat tud lekérdezni a Secret Control rendszeréből. Ilyen lehet például a járműpozíció, a menetlevélhez kapcsolódó adat vagy bizonyos esetekben tachográfadat.
A Datastreaming ezzel szemben folyamatos adatfolyamot jelent. Ez akkor lehet hasznos, ha az ügyfél saját rendszerében szeretné valós időben megjeleníteni vagy feldolgozni a járművekről érkező adatokat.
A két megoldás nem ugyanarra a helyzetre való. Van, ahol elegendő az időszakos lekérdezés. Máshol a folyamatos adatátadás ad nagyobb értéket. A megfelelő megoldás attól függ, milyen rendszert használ a fuvarozócég, milyen adatokat szeretne átvenni, és mire szeretné azokat felhasználni.
A fuvarozásban egyre fontosabbá válik, hogy a rendszerek ne külön-külön működjenek. A járműkövetés, a fuvarszervezés, a dokumentumkezelés, a számlázás, a riportálás és a vezetői döntéstámogatás akkor működik hatékonyabban, ha az adatok között van kapcsolat.
A TMS ebben a képben a fuvarfeladatok üzleti és szervezési központja. A telematikai rendszer pedig a járművekből érkező objektív adatokat biztosítja.
A kettő együtt segíthet abban, hogy a fuvarozócég pontosabban lássa, mi történik a flottájában, kevesebb kézi adminisztrációval dolgozzon, és jobb döntéseket hozzon a napi működésben.
A cél nem az, hogy minden folyamat teljesen automatikussá váljon, vagy hogy a tapasztalt szakemberek szerepe eltűnjön. Éppen ellenkezőleg: a jó adatkapcsolat abban segít, hogy a diszpécserek, flottavezetők és cégvezetők kevesebb bizonytalanságból, pontosabb információk alapján dolgozhassanak.
A fuvarozás továbbra is emberekről, döntésekről és felelősségről szól. A digitális rendszerek értéke abban rejlik, hogy ehhez tisztább, gyorsabban elérhető és megbízhatóbb adatokat adnak.
