A duplikált adatrögzítés és a manuális adminisztráció rengeteg időt vesz el a könyvelési feladatoktól.
A Secret Control olyan megoldásokat kínál, amelyekkel a pénzügyi folyamatok átláthatóbbá, gyorsabbá és biztonságosabbá válnak.
Íme 5 Secret Control szolgáltatás, ami garantáltan leveszi a könyvelőd válláról a terhet:
1. E-menetlevél
A menetlevelek vezetése sok cégnél még mindig feleslegesen sok kézi adminisztrációt igényel. Ez nemcsak időveszteséget jelent, hanem hibalehetőséget is. Egy elírt kilométeróra-állás, hiányzó adat, pontatlan indulási vagy érkezési idő sok-sok álmatlan éjszakát okozhat a könyvelőnek.
E-menetlevél szolgáltatásunk ezt a terhet veszi le a vállalkozás válláról. A járműből érkező GPS- és FMS-adatok alapján automatikusan rögzítjük az indulási és érkezési időpontokat, a megtett útvonalat, a kilométeróra-állást és a kapcsolódó adatokat. Így nincs szükség utólagos kézi kitöltésre, a nyilvántartás pedig sokkal pontosabbá válik.
Pénzügyi és könyvelési szempontból ez azért különösen fontos, mert a szabályosan vezetett, visszakereshető menetlevél stabilabb alapot ad az elszámolásokhoz. A rendszerben a céges és a magánutak elkülönítése is egyszerűbb, ami jelentősen csökkenti a vitás helyzeteket és az utólagos egyeztetések számát. Az elkészült dokumentumokat elektronikusan tároljuk, utólag nem módosíthatók, és hosszú távon archiválhatók, ami egy esetleges ellenőrzésnél komoly biztonságot jelent.
2. Public API és Datastreaming szolgáltatás
Az egyik leggyakoribb adminisztrációs probléma, hogy ugyanazokat az adatokat több rendszerben is rögzíteni kell. A flottakezelő rendszerben már megvannak az információk, mégis újra fel kell vinni őket az ERP-be, az ügyviteli szoftverbe vagy a könyvelési rendszerbe. Ez lassítja a munkát, és növeli a hibázás kockázatát.
Public API szolgáltatásunkkal éppen ezt a párhuzamos adatrögzítést csökkentjük. Lehetővé tesszük, hogy a menetlevéladatok, pozícióadatok és egyéb flottainformációk automatizáltan kerüljenek át a vállalat saját rendszereibe. Igény esetén egyedi pénzügyi integrációkat is kialakítunk, például vállalatirányítási vagy könyvelési szoftverek felé, így a szükséges adatok közvetlenül a forrásrendszerből érkezhetnek meg oda, ahol valóban dolgoznak velük.
Azoknak a cégeknek pedig, amelyek még mélyebb és folyamatosabb adatkapcsolatot szeretnének, Datastreaming szolgáltatásunk valós idejű, teljes adatátadást biztosít a saját rendszereik felé. Ez azt jelenti, hogy a járművekről érkező adatfolyam nem időszakos lekérdezéssel, hanem folyamatosan épülhet be a vállalkozás saját IT-környezetébe. Így nemcsak az adminisztráció egyszerűsödik, hanem egyedi riportok, elemzések és belső kontrollfolyamatok is könnyebben felépíthetők rá.
A pénzügy számára ez azért különösen előnyös, mert az adatáramlás kiszámíthatóbbá, egységesebbé és gyorsabban feldolgozhatóvá válik. Nem különálló Excel-táblákból, e-mailekből és kézi listákból kell összerakni a valós képet, hanem közvetlenül a forrásrendszerből érkeznek az információk. Ez nemcsak időt takarít meg, hanem csökkenti az adminisztrációs hibákat, erősíti a belső kontrollt, és stabilabb alapot ad a pénzügyi riportálásnak is.
3. Üzemanyagkontroll: számlák és valós fogyasztás összevetése
Az üzemanyag sok vállalkozásnál az egyik legjelentősebb működési költség. Éppen ezért a tankolások és a valós felhasználás közötti eltérések gyors felismerése pénzügyi szempontból kiemelten fontos.
Üzemanyagkontroll szolgáltatásunkkal lehetőséget adunk arra, hogy a tankolási számlákon szereplő adatok összevethetők legyenek a járműbe ténylegesen betöltött üzemanyag mennyiségével. Így nem becslésekre vagy feltételezésekre kell támaszkodni, hanem konkrét, visszaellenőrizhető adatokra. A rendszer segíthet kiszűrni a manipulált számlákat, az indokolatlan eltéréseket vagy akár a kannába történő üzemanyag-kivételt is.
Könyvelői oldalról ez azért értékes, mert az elszámolások mögött erősebb kontroll jelenik meg. Nemcsak az látszik, hogy volt tankolás, hanem az is, hogy az mennyire egyezik a jármű tényleges működésével. Ez pontosabb költségelszámolást, tisztább riportokat és védhetőbb pénzügyi nyilvántartást eredményez.
4. Távoli tachográf letöltés és archiválás
A tachográf- és sofőrkártya-adatok kezelése nemcsak üzemeltetési, hanem adminisztratív feladat is. Ha ezek letöltése nehézkes, vagy a dokumentumok nincsenek megfelelően rendszerezve, az könnyen plusz terhet jelent az irodai oldalon is.
Megoldásunkkal a hivatalos DDD fájlok távolról is letölthetők, akár Európa bármely pontjáról. Ez azt jelenti, hogy a járműveket nem kell kizárólag az adatletöltési kötelezettség miatt visszarendelni a telephelyre. Már ez önmagában is költség- és időmegtakarítást jelent. Emellett az adatokat a jogszabályoknak megfelelő formátumban, rendszerezetten tároljuk, így azok később is könnyen visszakereshetők.
Pénzügyi szempontból a legnagyobb előny itt az, hogy egy ellenőrzés vagy belső egyeztetés során nem kell kapkodva dokumentumokat keresni. A szükséges adatok egy helyen, strukturáltan állnak rendelkezésre, ami kisebb adminisztratív nyomást és jobb működési biztonságot jelent.
5. Biztonságos és automatikus HU-GO útdíjfizetés
Az útdíjakkal kapcsolatos hibák különösen kellemetlenek tudnak lenni, mert nemcsak plusz adminisztrációt, hanem komoly pénzügyi veszteséget is okozhatnak. Egy rosszul beállított tengelyszám, hibás bevallás vagy nem megfelelő úthasználati elszámolás könnyen vezethet bírsághoz vagy túlfizetéshez.
HU-GO bevallási közreműködőként olyan automatizált útdíjfizetési megoldást kínálunk, amely a ténylegesen megtett útszakaszok alapján végzi a bevallást. A fedélzeti eszköz segítségével a sofőr az aktuális tengelyszámot is beállíthatja, így az elszámolás jobban igazodik a valós járműkonfigurációhoz. Ez csökkenti a hibás bevallások esélyét, és segít elkerülni a felesleges többletköltségeket.
A könyvelés számára ez kevesebb javítást, kevesebb egyeztetést és kiszámíthatóbb útdíjköltségeket jelent. Vagyis nem utólag kell problémákat kezelni, hanem már a folyamat elején erősebb kontroll épül be a működésbe.
A könyvelés akkor működik igazán hatékonyan, ha nem utólag próbál rendet tenni a hiányos vagy pontatlan adatok között, hanem megbízható, automatikusan keletkező információkra támaszkodhat. Szolgáltatásainkkal ezt a szemléletet támogatjuk. Csökkentjük a manuális adminisztrációt, erősítjük az ellenőrizhetőséget, és biztonságosabbá tesszük a pénzügyi folyamatokat.
